1. Algemeen

1.1. Deze algemene voorwaarden gelden voor alle diensten, lessen, producten, abonnementen, rittenkaarten en activiteiten van Flows Reformer Pilates, zowel in de studio als online (zoals eventuele online lessen of communicatie).

1.2. Door lessen te boeken, een abonnement of rittenkaart aan te schaffen, onze website te gebruiken of de studio te betreden, ga je een overeenkomst aan met Flows Reformer Pilates en stem je in met deze voorwaarden. Deze voorwaarden maken onderdeel uit van iedere overeenkomst tussen jou en Flows.

1.3. Flows Reformer Pilates wordt geëxploiteerd door Suus Nieland (eenmanszaak). Waar in deze voorwaarden wordt gesproken over “de studio”, “Flows” of “wij”, wordt hiermee Flows Reformer Pilates bedoeld.

2. Lidmaatschap, abonnementen & rittenkaarten

2.1. Abonnementen en rittenkaarten zijn persoonlijk en niet overdraagbaar. Alleen de persoon op wiens naam het abonnement of de rittenkaart staat, mag deze gebruiken. Het doorgeven of delen van accounts of credits met anderen is niet toegestaan.

2.2. Geldigheid, tarieven en voorwaarden van abonnementen en rittenkaarten staan op de website en/of in het online boekingssysteem. Deze informatie vormt een integraal onderdeel van de overeenkomst. Flows kan verschillende abonnementstypen en rittenkaarten aanbieden, elk met eigen voorwaarden (bijvoorbeeld aantal lessen per week of geldigheidsduur).

2.3. Abonnementen worden maandelijks verlengd en kunnen tot uiterlijk het einde van de lopende abonnementsmaand schriftelijk (bij voorkeur per e-mail) worden opgezegd. Het abonnement loopt dan door tot en met de laatste dag van die maand en stopt daarna automatisch. Opzeggingen die ná het einde van de lopende abonnementsmaand binnenkomen, worden verwerkt per de volgende maand.

2.4. Rittenkaarten hebben een vaste geldigheidsduur, die vermeld staat bij aankoop. Na het verstrijken van de geldigheidsduur vervallen niet-gebruikte lessen of credits automatisch. Deze vervallen lessen kunnen niet worden teruggestort, vergoed of verlengd, tenzij de studio daar in uitzonderlijke (bijvoorbeeld medische) situaties zelf anders over beslist.

2.5. Wijzigingen in contactgegevens (zoals e-mailadres, telefoonnummer, adres en betaalgegevens) moeten vóór aanvang van de eerstvolgende les door de deelnemer worden doorgegeven. Flows is niet verantwoordelijk voor het mislopen van informatie of herinneringen als gevolg van verouderde of onjuiste contactgegevens.

3. Betalingen

3.1. Betalingen voor abonnementen, rittenkaarten, losse lessen, workshops en andere diensten dienen vooraf te worden voldaan, tenzij uitdrukkelijk anders is afgesproken. Bij abonnementen kan betaling bijvoorbeeld via automatische incasso, periodieke betaling of online betaling verlopen.

3.2. Online betalingen verlopen via erkende betaalproviders en/of het boekingssysteem dat de studio gebruikt. Door een betaling te doen, ga je akkoord met de betaalvoorwaarden van de betreffende provider.

3.3. Bij uitblijven van (tijdige) betaling kan toegang tot lessen en het maken van reserveringen worden geblokkeerd totdat de betaling volledig is voldaan. Eventuele kosten die voortvloeien uit incassomaatregelen of betalingsachterstand kunnen aan de deelnemer worden doorbelast.

3.4. Restitutie vindt alleen plaats volgens het restitutiebeleid op onze website of wanneer Flows daar uitdrukkelijk schriftelijk mee instemt.

3.5. Flows mag tarieven en prijzen aanpassen; eventuele prijswijzigingen voor abonnementen worden vooraf via de website en/of per e-mail gecommuniceerd. Voor reeds aangeschafte rittenkaarten geldt de prijs van het moment van aankoop.

4. Annuleren, te laat annuleren & no-shows

4.1. Groepslessen kunnen tot 12 uur voor aanvang kosteloos worden geannuleerd via het boekingssysteem of de andere door de studio aangeboden kanalen. Een annulering is pas definitief wanneer deze in het systeem zichtbaar is.

4.2. Te late annuleringen (binnen 12 uur voor aanvang) of no-shows (niet komen opdagen zonder annulering) leiden tot het in rekening brengen van de les of het vervallen van een credit. Dit geldt zowel voor lessen op basis van rittenkaarten als voor abonnementen. Er vindt in deze gevallen geen restitutie plaats.

4.3. Privé- en duo-lessen kunnen tot 24 uur voor aanvang worden geannuleerd. Bij annulering binnen 24 uur voor aanvang of bij no-show wordt 100% van het lesbedrag in rekening gebracht of vervalt de credit, zonder recht op restitutie.

4.4. Workshops en events hebben vaak aparte annuleringsvoorwaarden (bijvoorbeeld een langere termijn of andere kostenregeling). Deze voorwaarden worden duidelijk vermeld bij de reservering en op de website en zijn leidend boven de algemene bepalingen in dit artikel.

5. Wijzigingen in diensten

5.1. De studio mag lessen, docenten, lestijden, lesvormen, het aanbod en het rooster wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij wijzigingen in bezetting, vakanties, ziekte of verandering in vraag naar bepaalde lessen.

5.2. Wijzigingen worden waar mogelijk vooraf gecommuniceerd via e-mail, de website en/of het boekingssysteem. De studio streeft naar continuïteit, maar kan niet garanderen dat een specifieke les, docent of tijdstip permanent beschikbaar blijft.

5.3. In geval van ziekte, overmacht of andere omstandigheden kan een les worden geannuleerd, gewijzigd of door een andere docent worden verzorgd. Indien mogelijk wordt een passend alternatief aangeboden of wordt de gebruikte credit teruggeboekt.

6. Studioregels & veiligheid

6.1. Deelname aan lessen is op eigen verantwoordelijkheid. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het inschatten van hun fysieke en mentale belastbaarheid en dienen hun eigen grenzen te respecteren.

6.2. Blessures, zwangerschap, recente operaties, pijnklachten en andere medische aandachtspunten moeten vooraf aan de docent worden gemeld. De docent kan op basis van deze informatie oefeningen aanpassen, maar draagt geen medische verantwoordelijkheid.

6.3. Apparatuur en materialen moeten worden gebruikt volgens de instructies van de docent. Onjuist of roekeloos gebruik kan gevaar opleveren voor jezelf en anderen en is niet toegestaan.

6.4. De studio kan het dragen van grip socks (antislipsokken) verplicht stellen in verband met hygiëne, veiligheid en stabiliteit op de apparatuur.

6.5. Verstorend, onveilig, ongewenst of respectloos gedrag tegenover personeel of andere deelnemers kan leiden tot waarschuwing, weigering van toegang of beëindiging van het lidmaatschap, zonder recht op restitutie van reeds betaalde bedragen.

7. Bescherming reformers

7.1. Ter voorkoming van schade en blijvende vervuiling van de reformer apparatuur is het gebruik van een persoonlijke reformer mat verplicht wanneer een deelnemer producten op de huid, het haar of de nagels gebruikt die kunnen afgeven of vlekken kunnen veroorzaken.

7.2. Onder vlekkende of afgevende producten worden onder andere verstaan (niet limitatief): zelfbruiner, haarverf, kleurspoelingen, nagellak, bodylotions, oliën of crèmes met kleurstoffen, make-up en andere cosmetische producten die kunnen afgeven op apparatuur.

7.3. Een reformer mat kan bij Flows Reformer Pilates worden gehuurd tegen een tarief van €10 per les of worden aangeschaft voor €50. Het gebruik van een eigen reformer mat is toegestaan, mits deze schoon en volledig afdekkend is.

7.4. Indien een deelnemer geen reformer mat gebruikt terwijl dit op grond van dit artikel verplicht is en er na afloop van de les vlekken, verkleuringen of andere vervuiling aan de reformer apparatuur of bijbehorende materialen worden vastgesteld die redelijkerwijs aan deze deelnemer kunnen worden toegeschreven, is Flows Reformer Pilates gerechtigd hiervoor kosten in rekening te brengen.

7.5. De in artikel 7.4 bedoelde kosten bestaan uit een schoonmaak- en behandelingsvergoeding van €75 en, indien van toepassing, aanvullende kosten voor herstel, professionele reiniging of vervanging van onderdelen wanneer schade niet (volledig) kan worden hersteld door reguliere reiniging.

7.6. Het oordeel van Flows Reformer Pilates over de aard en omvang van de vervuiling en de daaruit voortvloeiende kosten is leidend, tenzij de deelnemer aannemelijk kan maken dat de vervuiling niet door hem of haar is veroorzaakt.

8. Aansprakelijkheid

8.1. Deelnemen aan lessen en gebruikmaken van apparatuur en faciliteiten van Flows Reformer Pilates gebeurt volledig op eigen risico. Door deel te nemen erken je dat fysieke inspanning risico’s met zich mee kan brengen en dat je zelf verantwoordelijk bent voor het bewaken van je grenzen.

8.2. Flows Reformer Pilates, de eigenaar, medewerkers en docenten zijn niet aansprakelijk voor letsel, blessures, verergering van bestaande klachten of andere schade die ontstaat tijdens of als gevolg van het volgen van lessen, het gebruik van apparatuur of het verblijven in of rondom de studio, tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid. Het niet opvolgen van instructies of het overschrijden van je eigen grenzen komt volledig voor eigen rekening en risico.

8.3. De studio is niet verantwoordelijk voor verlies, diefstal of schade aan persoonlijke eigendommen van deelnemers of derden, in of rond de studio. Het meenemen van waardevolle spullen is geheel op eigen risico.

8.4. Bij medische twijfel of bestaande klachten wordt geadviseerd vooraf overleg te hebben met een arts, fysiotherapeut of andere specialist. De informatie en aanwijzingen die tijdens de lessen worden gegeven, zijn niet bedoeld als medisch advies en vervangen nooit professioneel medisch onderzoek of behandeling.

9. Foto’s & video’s

9.1. De studio maakt soms sfeerbeelden (foto’s en/of video’s) voor gebruik op social media, de website of andere communicatiemiddelen, met als doel de sfeer en activiteiten van de studio te laten zien.

9.2. Als je niet herkenbaar in beeld wilt komen, kun je dit altijd vooraf of tijdens de les aangeven bij de docent of eigenaar. Hier wordt zo veel mogelijk rekening mee gehouden.

9.3. Op verzoek worden foto’s of video’s waar je duidelijk zichtbaar op staat, indien redelijkerwijs mogelijk, verwijderd van de kanalen van de studio.

9.4. Deelnemers mogen geen foto’s of video’s maken van anderen zonder hun toestemming. Het maken van beeldmateriaal in de studio moet altijd respectvol en met oog voor privacy gebeuren.

10. Privacy

10.1. De studio verwerkt persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent onder andere dat er zorgvuldig wordt omgegaan met jouw gegevens en dat alleen wordt verwerkt wat nodig is voor de dienstverlening.

10.2. Het privacybeleid op onze website legt uit welke gegevens worden verwerkt, waarom deze gegevens worden verzameld, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten je hebt (zoals inzage, correctie en verwijdering).

10.3. Gegevens worden nooit verkocht en alleen gedeeld met partijen die nodig zijn voor administratie, betalingen of boekingen (bijvoorbeeld een boekingssysteem of betaalprovider). Met deze partijen worden, waar nodig, verwerkersovereenkomsten gesloten om jouw gegevens te beschermen.

11. Overmacht

11.1. Bij omstandigheden buiten onze invloed (overmacht), zoals bijvoorbeeld technische storingen, brand, ziekte van docenten, extreme weersomstandigheden, stroomuitval of overheidsmaatregelen, kan de studio lessen wijzigen, verplaatsen of annuleren.

11.2. In dat geval wordt, waar mogelijk, een passend alternatief aangeboden, zoals een alternatieve les of extra inhaalmogelijkheid. Indien dit niet mogelijk is, wordt de gebruikte credit teruggeboekt.

12. Wijzigingen van de voorwaarden

12.1. De studio mag de algemene voorwaarden wijzigen of aanvullen wanneer dit nodig wordt geacht, bijvoorbeeld bij veranderde wetgeving of gewijzigde bedrijfsvoering.

12.2. De meest recente versie staat altijd op de website. Deze vervangt eerdere versies van de voorwaarden.

12.3. Gebruik van de diensten na publicatie van wijzigingen geldt als akkoord met de aangepaste voorwaarden. Waar mogelijk zal de studio bij belangrijke wijzigingen een bericht plaatsen op de website en/of deelnemers per e-mail informeren.

13. Toepasselijk recht & geschillen

13.1. Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

13.2. Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze voorwaarden of met de diensten van Flows Reformer Pilates, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij dwingendrechtelijke regels anders bepalen.